Digitalisering er og bliver et større og større fokusområde indenfor moms. Derfor vil vi også i den kommende tid præsentere en række digitale løsninger, som en del af en større indsats på området. Første skud på stammen er BDO Momsrobotten EVA, som er en ny digital løsning til automatisering af kontrollen af EU-momsnumre.
Når virksomheder – og potentielt kommuner – har salg til andre EU-lande, skal man kontrollere og verificerer EU momsnumrene. Denne kontrol skal ske mindst én gang i kvartalet og i forbindelse med nye kundeoprettelser. Disse kontroller foretages i EU’s VIES-system – og typisk som en manuel proces i virksomhedernes økonomiafdelinger.
Vores erfaring viser dog, at der ofte er en masse tid at spare ved blot at automatisere kontrolopgaven. Derfor har BDO Moms sammen med robotudviklerne i vores IT-afdeling udviklet et automatiseret tjek – en robot – der blot skal ’fodres’ med en simpel kundeliste fra virksomhedernes økonomisystemer.
Ud fra denne kundeliste kan robotten foretage de obligatoriske opslag, hvorefter en formateret Excel-rapport returneres med resultater og tilhørende dokumentation for kontrollen.
Udover den obligatoriske dokumentation i forhold til SKAT, giver rapporten også mulighed for at validere, om kundenavne og adresser i virksomhedernes økonomisystemer stemmer overens med oplysningerne i de relevante offentlige registre (for de lande, der stiller denne information til rådighed).
Relevans for jer som kommune
Kommuner vil ofte ikke have særlig meget salg til andre EU-lande, hvorfor momsrobotten måske ikke ved første øjekast virker relevant for jer, men momsrobotten kan også bruges til andre ting, f.eks. ad hoc gennemgang af danske momsnumre og det er kun jeres fantasi som sætter grænsen for robottens potentiale.
Det er derfor også kun første skridt i en større digitaliseringsindsats, så skulle det lyde interessant for jer, vil vi naturligvis gerne drøfte muligheden for en komplet implementering af momsrobotten hos jer eller en alternativ model, hvor I løbende kan indkøbe den ydelsen som en service, når behovet er der.
På den måde vil I enten for en fast lav pris pr. måned eller ad hoc afregning pr. opgave, kunne spare væsentlige resursetræk, som ellers ville gå tabt til manuelt at kontrollere gyldigheden af danske og udenlandske momsnumre.
Endelig er dette digitaliseringsskridt ligeledes noget som potentielt kan udbredes til andre EU-Lande, som er omfattet af de samme forpligtelser til at indberette og kontrollere, og derfor skal I være opmærksomme på om I indberetter den korrekte importmoms til Skattestyrelsen, da Skattestyrelsen kan sammenholde dette med EU-virksomhedernes indberettede salg til jer, og derigennem udtage jer til momskontrol hvis der er uoverensstemmelser.